校属各单位、各部门：
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为了切实做好2006年度的文件材料归档工作，现就有关事项通知如下：
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一、归档范围
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> （一）反映本单位（部门）主要职能活动和基本历史面貌的各种形式的文件材料，归档范围详见附件１。
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> （二）为了适应电子文件数字化信息时代，电子档案也列入归档范围，凡属归档范围的重要文件材料，在做好纸质文件收集的同时，还应做好电子文件的保存与归档。
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> （三）归档的声像材料（照片、底片、录音带）应做好文字说明工作，主要包括：拍摄时间、地点、所反映的事件和人物、拍摄人姓名等。
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二、归档文件材料的要求
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（一）所有材料文字一定是复印件或用碳素、蓝黑墨水所书写；
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> （二）本单位（部门）制发的文件要求是红头、红章；
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（三）学校或本单位（部门）所制发文件，归档一式两份。
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> 三、归档时间
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各单位（部门）务必指定专人或兼职档案员负责，并于2007年4月10日前将本单位（部门）2006年度所有具有保存价值的文件材料按要求移交校办档案室归档。
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附件：1.归档范围
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> 2.琼州学院文件移交目录表
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校长办公室
<本贴来源于：海南大学城http://bbs.hndxc.com> 二00七年三月二十九日
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琼州学院文件材料归档范围及保管期限表.doc
